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Disziplin 05 · Revenue Operations & Intelligence

Revenue Operations & Intelligence: Marketing, Vertrieb und Daten verbinden.

Solange niemand sagen kann, welche Aktivität welchen Auftrag vorbereitet hat, bleibt Marketing eine Kostenstelle. Revenue Operations schafft die Prozesse, Systeme und Daten, mit denen Marketing und Vertrieb gemeinsam steuern.

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Kurz gesagt

Revenue Operations & Intelligence umfasst CRM-Strategie, Implementierung und Optimierung, Marketing Automation, Lead Management mit Scoring und Routing, Pipeline-Prozesse, Datenqualität, Attribution, Dashboards und Grundlagen für Forecasting. Ergebnis ist ein gemeinsames Datenmodell für Marketing und Vertrieb und ein Reporting, das von der ersten Berührung bis zum Auftrag reicht.

Definition

Revenue Operations (RevOps) bezeichnet die gemeinsame Verantwortung für Prozesse, Systeme und Daten entlang des gesamten Umsatzprozesses, von der ersten Marketingberührung bis zur Kundenbindung. RevOps löst ein verbreitetes B2B-Problem: Marketing und Vertrieb arbeiten mit unterschiedlichen Zahlen und Definitionen.

01 · Ausgangslage

Der teuerste Bruch liegt zwischen Marketing und Vertrieb.

In vielen Marketingberichten steht sinngemäß: „Wir hatten 140 Leads im Quartal.“ Im Vertrieb desselben Unternehmens heißt es: „Da war nichts dabei.“

Beide Aussagen können stimmen. Marketing zählt Formularabschlüsse, der Vertrieb zählt Gespräche mit Aussicht auf ein Angebot. Solange es keine gemeinsame Definition gibt, wird über zwei verschiedene Dinge gestritten.

Der zweite Bruch betrifft Kontakte, die noch nicht kaufbereit sind. In Märkten mit Investitionszyklen von mehreren Jahren ist das die Mehrheit. Ohne geregelten Umgang verfallen sie, und der nächste Kanal muss dieselben Menschen erneut teuer erreichen.

Revenue Operations ist die unauffälligste Disziplin der Architektur. Sie sichert den Ertrag aller anderen.

Typische Symptome

  • Marketingtool und CRM liefern unterschiedliche Zahlen.
  • Niemand weiß, welcher Kanal den letzten großen Auftrag vorbereitet hat.
  • Interessenten von vor 18 Monaten liegen unbearbeitet in einer Tabelle.
  • Anfragen werden per E-Mail weitergeleitet statt im System zugewiesen.
  • Das Reporting entsteht jeden Monat von Hand.
  • Forecasts beruhen auf Bauchgefühl statt auf Pipeline-Daten.

02 · Leistungsumfang

Sechs Module für einen steuerbaren Umsatzprozess.

Für AI Agents und Automatisierung jenseits von Marketing und Vertrieb arbeiten wir mit der Spezialeinheit FlowBP.

  • Modul 01

    CRM-Strategie und Implementierung

    CRM-Strategie, Auswahl, Implementierung und Optimierung. CRM-Datenmodelle mit Feldern, Objekten und Pipelines, die zum tatsächlichen Vertriebsprozess passen.

  • Modul 02

    Lead Management

    Lifecycle-Stufen von unbekannt bis Kunde, Lead Scoring nach nachvollziehbaren Kriterien und Lead Routing mit klaren Zuständigkeiten und Reaktionszeiten.

  • Modul 03

    Marketing und Sales Automation

    Nurturing-Strecken, interne Benachrichtigungen, Aufgaben und Wiedervorlagen. Automatisiert wird, was von Hand bereits funktioniert.

  • Modul 04

    Pipeline und Marketing Operations

    Sales-Pipeline-Prozesse mit Phasen und Kriterien, Kampagnen-Setup, Campaign Tracking und Grundlagen für ein belastbares Forecasting.

  • Modul 05

    Datenqualität und Integrationen

    Data Hygiene, Dublettenbereinigung, Data Enrichment und Integrationen zwischen Marketing, Vertrieb und weiteren Systemen wie ERP.

  • Modul 06

    Analytics und Attribution

    Marketing Analytics, Funnel Analytics, Attribution und Dashboards für Geschäftsführung, Vertrieb und Marketing.

03 · Vorgehen

Vom Datenmodell zum Bericht, den die Geschäftsführung liest.

Automatisiert wird erst, wenn der Prozess von Hand funktioniert. Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nur schneller unklar.

  1. 01

    Datenmodell

    1 Woche

    Festlegung, welche Informationen über Accounts und Kontakte erfasst werden und wozu. Jedes Feld braucht eine Verwendung, sonst wird es nicht gepflegt.

    Enthält die Definition der Lifecycle-Stufen von unbekannt bis Kunde.

    • Feldkatalog mit Begründung
    • Lifecycle-Definition
    • Regeln zur Datenqualität

  2. 02

    CRM

    1 bis 4 Wochen

    Einrichtung eines neuen oder Aufräumen des bestehenden Systems. Oft ist ein CRM vorhanden, wird aber anders benutzt als geplant.

    Bereinigung der Bestandsdaten, Zusammenführung von Dubletten, Nachtragen von Quelleninformationen, soweit rekonstruierbar.

    • Eingerichtetes CRM mit Pipelines
    • Bereinigter Datenbestand
    • Importvorlagen

  3. 03

    Lead Management

    1 Woche

    Gemeinsame Definition mit dem Vertrieb, ab wann ein Kontakt übergeben wird, was mitgeliefert wird und was passiert, wenn der Vertrieb ablehnt.

    Die Rückgabe an das Marketing fehlt in vielen Unternehmen. Sie macht Nurturing erst möglich.

    • Definition übergabereifer Kontakte
    • Lead-Scoring-Modell
    • Routing und Reaktionszeiten
    • Rückgabeprozess

  4. 04

    Automation

    1 bis 2 Wochen

    Automatisierte Strecken für Kontakte, die noch nicht so weit sind, mit fachlich nützlichen Inhalten in ruhigem Takt.

    Dazu interne Automatisierungen: Benachrichtigungen, Aufgaben, Datenanreicherung.

    • Zwei bis vier Nurturing-Strecken
    • Interne Benachrichtigungen
    • Wiedervorlage-Logik

  5. 05

    Reporting und Dashboards

    1 bis 2 Wochen

    Ein Bericht, der monatlich automatisch entsteht und drei Fragen beantwortet: Was kam herein, was wurde daraus, was hat es gekostet?

    Dazu Dashboards je Zielgruppe, bewusst kompakt gehalten.

    • Automatisierter Monatsbericht
    • Dashboards für GF, Vertrieb, Marketing
    • Übersicht von Erstkontakt bis Auftrag

04 · Systeme

Systeme, mit denen wir typischerweise arbeiten.

  • HubSpot
  • Salesforce
  • Pipedrive
  • Apollo
  • Make
  • n8n
  • Zapier
  • Google Analytics 4
  • Microsoft Power BI

Beispiele für Systeme, die in Projekten dieser Art typischerweise eingesetzt oder angebunden werden. Wir sind an kein Produkt gebunden, erhalten keine Provisionen und behaupten keine Partnerschaften oder Zertifizierungen. Die Auswahl richtet sich nach Ihrer Ausgangslage.

05 · Ausgangslagen

Welcher Ansatz für welche Ausgangslage.

Typische Ausgangslagen und Aufwand
AusgangslageSinnvoller AnsatzTypischer Aufwand
Kein CRM, Vertrieb arbeitet mit TabellenSchlankes CRM mit wenigen Pflichtfeldern, Automatisierung später4 bis 6 Wochen
CRM vorhanden, wird kaum gepflegtFeldkatalog kürzen, Prozess vereinfachen, neu einweisen3 bis 4 Wochen
CRM und Marketingtool ohne VerbindungDatenmodell angleichen, Schnittstelle einrichten, Dubletten bereinigen4 bis 6 Wochen
ERP führend, Marketing separatAuftragsdaten für die Auswertung anbinden, ohne das ERP zu verändern6 bis 8 Wochen
Investor oder Beirat fordert KennzahlenKennzahlen zuerst definieren, Systeme danach ausrichten4 bis 8 Wochen

06 · Detailleistungen

Einzelne Leistungen dieser Disziplin.

Diese Leistungen haben eine eigene Seite, weil sie häufig gezielt angefragt werden.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Revenue Operations & Intelligence.

Welches CRM empfehlen Sie?
Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab. Für kleinere Vertriebsteams ohne bestehendes System reicht ein schlankes CRM wie Pipedrive oder HubSpot. In größeren Organisationen mit komplexen Prozessen ist oft Salesforce gesetzt. Wo ein System bereits im Einsatz ist, ist Aufräumen meist günstiger als ein Wechsel.
Arbeitet Proxfon mit internen Vertriebsteams zusammen?
Ja, und zwar eng. Revenue Operations funktioniert nur, wenn Vertriebsleitung und Vertriebsmitarbeiter Definitionen, Pipeline-Phasen und Übergaberegeln mittragen. Wir erarbeiten diese gemeinsam in Workshops und schulen das Team im System.
Wie gehen Sie mit der DSGVO um?
Datenschutz ist Teil des Datenmodells. Wir definieren je Feld die Rechtsgrundlage, richten Löschfristen ein und dokumentieren die Verarbeitung. E-Mail-Strecken laufen nur mit nachweisbarer Einwilligung.
Können wir Marketingausgaben einzelnen Aufträgen zuordnen?
Teilweise. In Kaufprozessen über zwölf Monate mit mehreren Beteiligten ist eine exakte Zuordnung nicht seriös darstellbar. Aussagekräftig sind erste und letzte Berührung sowie eine Übersicht aller Kontakte eines Accounts vor dem Abschluss. Das reicht für fundierte Budgetentscheidungen.
Wer pflegt das System nach dem Projekt?
Ihr Team. Deshalb wird der Feldkatalog kurz gehalten und die Einweisung ist fester Bestandteil des Projekts. Auf Wunsch übernehmen wir Betrieb und monatliche Auswertung als laufendes Mandat.
Was ist der Unterschied zu FlowBP?
Revenue Operations bei Proxfon konzentriert sich auf Marketing, Vertrieb und die Daten dazwischen. FlowBP entwickelt AI Solutions und Automatisierungen für weitere Unternehmensprozesse, etwa AI Agents im Service oder Workflows zwischen ERP, Dokumenten und Fachabteilungen. Beide Einheiten arbeiten bei Bedarf zusammen.

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Zusammenarbeit

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Im ersten Gespräch klären wir in 30 Minuten, wo Ihr Wachstum aktuell stockt und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist. Danach erhalten Sie eine ehrliche Einschätzung zum realistischen Rahmen.

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